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Règlement intérieur

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Règlement intérieur

Dispositions à l’usage des utilisateurs de Quai des Arts

Ville de Pornichet – Pôle Attractivité et rayonnement de la Ville

Pornichet, le 27 juin 2018

 

Article 1 

Quai des Arts est un équipement culturel municipal. Il accueille prioritairement des spectacles vivants (théâtre, danse, concerts…).

La mise à disposition de Quai des Arts est consentie à titre gratuit et/ou moyennant une redevance d’occupation fixée par délibération du Conseil Municipal, prioritairement pour des manifestations ayant un caractère culturel. Dans ce cadre toutes les animations se dérouleront sous la responsabilité de l’utilisateur.

La gestion du planning d’occupation de l’équipement incombe à la Direction du centre, soit la direction de Quai des Arts. Le personnel de Quai des Arts assure l’accès aux locaux, l’utilisation des équipements scéniques et la bonne marche de l’ensemble des équipements.

 

Article 2 : modalités de demandes de réservation

Les demandes de location seront à formuler par écrit auprès de Monsieur le Maire de Pornichet ou de son Représentant entre le 1er avril et le 15 mai de chaque année pour la saison suivante comprise entre le 1er septembre et le 30 juin. En dehors de ce délai, toute autre demande devra être adressée au plus tard deux mois avant la date de location prévue.

Les paiements seront à effectuer à l’ordre du Trésor Public par chèque bancaire ou postal ou par virement.

 

Article 3 : conditions de mise à disposition

Disposition n°1

La mise à disposition gratuite ou payante de Quai des Art s’effectuera, pour des entreprises ou des associations à caractère non cultuel et non politique, selon l’ordre de priorité suivant (en dehors de la saison culturelle municipale) :

- aux associations pornichétines (loi 1901) oeuvrant statutairement dans le domaine culturel,

- aux autres associations pornichétines (loi 1901) qui participent à l’animation de la cité,

- aux associations ressortissantes du territoire intercommunal de la Communauté d’Agglomération de la Région Nazairienne et de l’Estuaire (CARENE),

- aux associations en dehors du territoire intercommunal de la Communauté d’Agglomération de la Région Nazairienne et de l’Estuaire (CARENE),

- aux entreprises commerciales et organisatrices de spectacles.

L'objet de la location sera prioritairement culturel, et ne pourra, en aucun cas, être cultuel ou politique.

Disposition n°2

Toute manifestation contraire à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ne pourra faire l’objet d’une mise à disposition de l’espace culturel.

Disposition n°3

Les demandes d’utilisation du centre culturel seront reçues en Mairie entre le 1er avril et le 15 mai de chaque année. Elles seront retenues pour établir le calendrier de la saison selon l’ordre de priorité cité dans la disposition n°1.

Le projet de calendrier est arrêté par la Direction de Quai des Arts, puis validé par la Commission municipale des Affaires Culturelles. En cas de litige sur le choix de la date, une concertation est organisée entre les parties concernées.

Une réponse écrite sera donnée aux futurs utilisateurs avant le 15 juillet pour les informer de la date de leur représentation.

Pour les autres demandes ponctuelles adressées deux mois avant la date de mise à disposition,  la réponse sera adressée au plus tard un mois à compter du jour de l’enregistrement du courrier de sollicitation.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

Les statuts de la structure utilisatrice pourront être demandés pour justificatif.

Disposition n°4

Toute location fera l’objet d’une convention de mise à disposition signée par les deux parties.

Disposition n°5

La mise à disposition payante sera soumise au barème voté par le Conseil Municipal chaque année.

Disposition n°6

Au moment de la signature du contrat de location, l’utilisateur déposera un chèque d’acompte d’un montant égal à 50% du tarif de location.

A l’issue de l’état des lieux, les éventuels dégâts occasionnés feront l’objet d’une facture spécifique.

 

Article 4 : assurance

Il est fait obligation à l’utilisateur de souscrire un contrat d’assurance couvrant sa responsabilité civile et notamment les accidents survenant aux personnes spectatrices, adhérentes, bénévoles ou salariées de l’occupant mais aussi couvrant les dégâts qui seraient susceptibles d’être causés aux installations mobilières et immobilières de Quai des Arts.

Il devra apporter la preuve de la couverture de tels risques lors de la souscription du contrat de location par une  attestation et un extrait de son contrat d’assurance mentionnant les risques couverts.

 

Article 5 : modalités d’utilisation

L’utilisateur s’oblige à respecter les règles de base suivantes.

Disposition n°1

Assurer un comptage des personnes présentes dans l’établissement, éventuellement sous forme de billetterie, et pouvoir en apporter la preuve.

Respecter le nombre maximum de personnes autorisées dans l’espace culturel en fonction de la formule d’utilisation choisie.

En cas de billetterie payante, chaque bénéficiaire d’une entrée « exonérée » se verra remettre un billet et sera comptabilisé au même titre que les autres spectateurs.

Les billetteries payantes devront être conformes aux exigences et obligations du code des impôts.

Disposition n°2

Prévoir et organiser l’accueil du public dans le respect des règles de sécurité des personnes tel que spécifié à l'article 6, s’assurer de la bonne tenue des participants lors de la manifestation. Assurer impérativement l’accueil des participants et de leurs accompagnateurs pendant toutes les répétitions.

Disposition n°3

Après accord écrit de la direction de Quai des Arts en réponse au document intitulé Demande de Réservation de Quai des Arts et conformément aux dispositions citées à l’article 3, l’utilisateur sera invité à faire connaître au Directeur Technique avec précision les éléments suivants :

  • l’heure du début et de la fin de l’activité,
  • les besoins en matériel scénique,
  • les besoins en prestations techniques.

Ces informations devront permettre le calcul de la mise à disposition des lieux.

Disposition n°4

Les installations techniques de Quai des Arts nécessaires à l’occupant ne pourront être manipulées que par les techniciens du centre ou des techniciens extérieurs habilités par la Direction. Ces installations comprennent le matériel son et lumière.

Aucune personne étrangère au service ne manipulera le système de billetterie informatique.

Disposition n°5

Toute vente de boissons alcoolisées du 1er et 2ème groupe devra faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès de la Mairie au moyen du formulaire « Autorisation de vente de boissons alcoolisées » à demander lors de la location.

Pendant l’ouverture du débit de boissons, Quai des Arts est soumis aux législations en vigueur.

Disposition n°6

Les horaires de mise à disposition de l’équipement respectent scrupuleusement les conditions énoncées dans le contrat de location.

Dans le cadre d'une location, les spectacles et activités se déroulant à Quai des Arts devront être impérativement terminés à 0h30 et le bâtiment devra être fermé au public au plus tard à 1h00 du matin. La structure organisatrice et loueuse du bâtiment quittera les lieux au plus tard à 1h30 du matin.

Dans le cadre des répétitions, l’utilisateur doit rendre l’équipement impérativement 30 minutes après la fin des répétitions. Tout dépassement horaire sera facturé.

Disposition n°7

Les locaux devront être rendus propres et rangés. Le nettoyage est à la charge de l’utilisateur.

Disposition n°8

Il est formellement interdit d’introduire ou de prendre des repas, de consommer des boissons et des friandises dans la salle de spectacles lorsqu’elle est en version gradinée et en version non-gradinée, hors version cabaret. Dans le cas d’une version cabaret, une petite restauration type dégustation peut-être envisagée.

Disposition n°9

En application du décret du 15 novembre 2006, Quai des Arts est un bâtiment intégralement non fumeur.

 

Article 6 : la sécurité incendie et des personnes

L’utilisateur s’engage  à respecter les consignes de sécurité  suivantes :

Le Directeur  de Quai des Arts ou son représentant habilité a toute autorité pour faire appliquer ces consignes de sécurité. En cas de refus ou de manquement avéré, la répétition ou la représentation sera ou suspendue ou purement et simplement annulée.

1 – La structure utilisatrice doit fournir ou prendre en charge une équipe d'accueil du public dont les missions sont :

- le contrôle et le comptage des entrées

- le placement du public en salle et notamment des personnes à mobilité réduite

- la participation au dispositif d'évacuation du public

Cette équipe est composée au minimum de 5 personnes majeures. Elle doit être complète et présente sur le site au plus tard 45 minutes avant l'ouverture des portes au public, afin de recevoir les consignes de la part de la direction de Quai des Arts, et rester en poste jusqu'à la fermeture des portes au public.

La liste nominative des personnes composant cette équipe devra être fournie au plus tard la veille de l'utilisation en public. Tout changement intervenant dans la composition de l'équipe devra être immédiatement transmis à la direction de Quai des Arts.

En cas d'impossibilité de la structure utilisatrice de fournir une équipe, la direction de Quai des Arts pourra se substituer à elle et imposer son personnel qui sera facturé au tarif en vigueur.

2- Les jours de manifestation, l’accueil du public et des participants, de même que la sortie se fait par le hall de Quai des Arts sous la responsabilité des organisateurs. L’entrée des loges par le hall reste sous le contrôle des organisateurs.

3 – L’accès à l’espace « artiste » est réservé aux artistes, techniciens et toutes personnes habilitées par l’organisateur ou le responsable des lieux. Il se fait par la porte Entrée des Artistes  du centre culturel. L’accès des loges vers la scène se fera uniquement par la circulation intérieure située dans l’espace « artistes ». Seules les personnes faisant partie du spectacle peuvent accéder à la scène.

4 – La capacité d’accueil des salles pour chaque manifestation, est pour :

  • exposition/bar : 80 places assises ou 203 places debout,
  • la salle de spectacle : 452 places assises plus 12 emplacements réservés pour les personnes à mobilité réduite ou 1 026 places debout.
  • l’effectif propre à l’organisation : 100 personnes.

L’utilisateur est tenu de respecter scrupuleusement ces jauges notamment en y incluant l’effectif propre à son organisation ainsi que le nombre d’artistes intervenant.

Il devra fournir une attestation précisant le nombre et les tâches de ce personnel ainsi que le nombre d’artistes.  L’effectif total de l’utilisateur devra être obligatoirement connu et transmis au Directeur de Quai des Arts ou son représentant avant l’ouverture des portes au public.

Aucun spectateur ne sera admis sur les marches ou dans les allées de circulation lorsque les gradins seront installés. Ceci devra être scrupuleusement respecté.

5 - Il est formellement interdit de fumer dans l'ensemble du bâtiment. Cette disposition concerne les organisateurs, les spectateurs, les techniciens et les artistes sauf si la nécessité du jeu des artistes l’exige.

6 - Les issues de secours ainsi que toutes les voies de circulation menant à ces issues (couloirs, escaliers, sas, etc…) seront laissées libres de tout passage et toutes contraintes pendant les répétitions et les représentations.

7- Toute utilisation de gaz, de feu, de flamme, d’artifice et de fumigène est strictement interdite sauf si le jeu du spectacle l’exige et après accord écrit du Directeur Technique.

8- Tout élément ou matériel de décor apporté par l’utilisateur devra être conforme aux normes de sécurité en vigueur et répondra au classement incombustible de type M1 ou M2 pour le bois. Pour cela, il fournira les certificats correspondants.

9– L'équipe de Quai des Arts met à disposition de l'utilisateur lors de toutes représentations, au minimum deux techniciens ayant une formation d'équipier de première intervention.

10- L’utilisateur devra prendre en compte l’obligation de présence d'un agent ayant la qualification minimum SSIAP 1 (service de sécurité incendie et d’assistance aux personnes) à jour de ses recyclages pendant toute la durée où Quai des Arts accueillera du public.
L’agent SSIAP devra connaître parfaitement le bâtiment et plus particulièrement le Système de Sécurité Incendie (S.S.I.) de l’établissement. Ce personnel sera fourni par Quai des Arts via l'un de ses prestataires. Cet agent exerce sous l’autorité de Quai des Arts. L’utilisateur est donc tenu de respecter scrupuleusement les recommandations effectuées par l’agent SSIAP dans le cadre de ses prérogatives.
Et, pour tout spectacle accueillant sur la scène plus de 100 intervenants, la présence d'un second agent SSIAP est obligatoire.

Le coût de la prestation du ou des agents SSIAP est à la charge de l’utilisateur et fera l’objet d’une facturation complémentaire au prix coutant après établissement d’un devis.

11 – L’utilisateur est tenu de respecter les règles de stationnement. Il veillera en permanence à ce que la zone de circulation autour du bâtiment ne comporte aucune gêne.

 

Article n° 6 bis : Mesures spécifiques liées à la posture Vigipirate

Suite aux attentats survenus en 2015 et 2016, l'état d'urgence sur le territoire métropolitain a été déclaré. Des mesures spécifiques ont été prises avec notamment le renforcement de la posture Vigipirate qui impose aux établissements recevant du public d'élaborer un plan de sécurité adapté aux spécificités de leur activité.

Sur recommandation des ministères de l'intérieur et de la culture, les autorités locales souhaitent renforcer l'ensemble des actions de vigilance, de surveillance et de contrôle au sein et aux abords de l’établissement Quai Des Arts et notamment lors de représentations ouvertes au public.

En sa qualité d'organisateur de l’événement et sous la houlette de la direction de l’établissement, chaque structure qui loue Quai des Arts et accueille du public, est tenue de mettre en œuvre les préconisations du plan Vigipirate (www.gouvernement.fr/vigipirate) en vigueur aux dates d'exploitation du site.

Le contrôle des accès et l'accueil du public (contrôle visuel des personnes et des bagages, organisation des files d'attentes...), points particulièrement sensibles, devront précisément être définis dans le dispositif de sûreté lié à la manifestation. Le recours à des agents de sécurité dédiés et spécialisés est fortement recommandé et pourra, selon la posture Vigipirate en vigueur à la date d'exploitation du site, être imposé par la direction aux organisateurs concernés.

 

Article n° 7 : Droits d’auteurs

Pour les spectacles, il appartient à l’organisateur de faire les déclarations auprès des sociétés civiles de droits d’auteur selon les procédures qui leur sont propres : SACEM (musique), et SACD (théâtre et la danse).

 

Article 8 : Information et publicité

Pour toute opération de publicité et d’information, le locataire est tenu d’employer les éléments suivants :

  • l’appellation complète de l’établissement à savoir

Quai des Arts – 2, avenue Camille Flammarion – 44380 PORNICHET

  • pour les supports visuels, la charte graphique du centre culturel (logotype, police de caractère et couleurs) ne pourra être reproduite que dans le cadre d’utilisations faisant l’objet d’une convention de partenariat.

Un échantillon des textes ou des documents sonores et visuels pourra être demandé préalablement pour être soumis à l’approbation du Maire.

 

Article 9

Quai des Arts n’est pas responsable des objets ou biens divers exposés ou déposés par l’utilisateur.

 

Article 10

Pour toute panne ou accident éventuel indépendant de la volonté de Quai des Arts, celui-ci ne pourra être tenu pour responsable.

 

Article 11

A l’issue, et sans délai, de toute manifestation, l’utilisateur doit procéder à l’enlèvement du matériel installé par ses soins.

 

Article 12

Le présent contrat se trouverait suspendu ou résilié de plein droit et sans indemnité d’aucune sorte, dans les cas reconnus de force majeure.

En cas d’annulation du présent contrat du fait de l’utilisateur, en dehors des cas reconnus de force majeure, intervenue :

  • après la signature du contrat et au-delà de 2 mois avant le déroulement de la manifestation, 20% du montant de la location sera exigé ;
  • moins de 2 mois avant le déroulement de la manifestation, 50% du montant de la location sera exigé.

Le non-respect d’un des articles cités ci-dessus pourra amener la Direction ou son représentant à prendre la décision d’interrompre immédiatement l’activité. Dans ce cas, le montant de location reste dû.

 

Article 13

Un état des lieux sera effectué avant et après la location en présence des représentants mandatés de chaque partie. L’état des lieux comprendra les parties intérieures et les zones extérieures au bâtiment.

Le présent règlement s’applique intégralement à tous les locaux et matériels mis à la disposition de l’utilisateur.

 

Article 14

La Direction et le personnel de Quai des Arts sont chargés par Monsieur le Maire de veiller à l’application des présentes dispositions.

Toutes anomalies dans cette application feront l’objet d’un compte rendu transmis au Maire.